Suivi de chaque demande, transfert clair à chaque étape

C'est là que votre équipe planifie et organise tout ce qu'un client demande, de la réservation d'un dîner à un transfert privé. Les demandes, les réservations et les coordonnées des prestataires sont regroupées dans un seul et même espace de travail destiné au personnel, chacune avec un statut clairement indiqué, tandis que les clients suivent le déroulement de leur séjour grâce à un itinéraire numérique mis à jour en temps réel. N'importe quel concierge peut reprendre là où le précédent s'est arrêté.

Une liste éparpillée : carnets, post-it, appels de relais et messages inachevés. Les demandes, les réservations, les coordonnées des prestataires et les notes sont regroupées dans une seule boîte de réception partagée, pour que rien ne dépende de la mémoire. Ce système ne remplace pas vos systèmes de réservation de restaurant ou de spa. Il fonctionne en parallèle avec ceux-ci, et votre équipe effectue les réservations pour le client sans quitter Alliants.

Non. Il fonctionne en parallèle avec ces derniers. Votre équipe vérifie en temps réel les disponibilités de SevenRooms et effectue les réservations pour le client sans quitter Alliants, tandis que les réservations d’activités via Inntopia apparaissent sous forme de demandes liées au séjour du client. Les réservations de spa peuvent être gérées via Zenoti ou SpaSoft lorsque vos systèmes sont connectés, et les interventions du service d’entretien ou de la maintenance peuvent être transmises à HotSOS ou Knowcross.

Quatre outils fonctionnent ensemble. Alliants Concierge gère les demandes, les réservations et le répertoire des prestataires. Alliants Messaging regroupe toutes les conversations entre clients et prestataires dans une seule boîte de réception. L’application Alliants Staff App est l’espace de travail utilisé par votre équipe, sur n’importe quel appareil. Alliants Core Platform contient le profil du client, avec ses préférences et l’historique de ses séjours. Allin AI peut s’intégrer à l’endroit de votre choix lorsque vous décidez de l’activer.

Équipes de conciergerie, de services à la clientèle et d'accueil. Chaque demande est associée au même profil client que celui utilisé pour la messagerie, l'enregistrement, les paiements et la remise des clés, et peut être générée à partir d'une conversation, d'un appel, de l'application client ou d'un système connecté. Chaque utilisateur ne voit que les modules, les paramètres et les établissements auxquels ses autorisations lui donnent accès.

Un itinéraire numérique en temps réel dans l'application web destinée aux clients. Leur séjour, leurs demandes et leurs réservations de restaurant sont regroupés sur une seule chronologie qui commence aujourd'hui, avec l'heure d'arrivée et de départ indiquée selon l'heure de l'hôtel. Les clients peuvent recevoir une invitation via leur calendrier pour tout programme confirmé et valider les décharges de responsabilité pour les activités qui en nécessitent.

Oui. Les clients voient les libellés de statut rédigés dans le style propre à votre marque, ainsi que les champs de la demande que vous avez marqués comme « visibles par les clients », sous les noms d'affichage que vous avez choisis pour chaque type de demande. Les valeurs restreintes ne sont jamais affichées aux clients. Cela permet à un client de vérifier une réservation sans avoir à contacter la réception.

Oui, à condition que vos systèmes soient connectés et que cette fonctionnalité soit activée. Les clients peuvent réserver les restaurants SevenRooms depuis leur itinéraire, réserver des soins de spa en fonction des disponibilités en temps réel sur Zenoti ou SpaSoft, ainsi que réserver, modifier ou annuler des tables, y compris dans les restaurants OpenTable. Votre équipe peut également effectuer ces réservations pour eux. Les disponibilités dépendent de votre établissement ; veuillez vous renseigner auprès de votre interlocuteur Alliants .

Les clients peuvent vous écrire via le canal qu’ils utilisent déjà : WhatsApp, SMS, e-mail, chat en ligne ou application web dédiée aux clients, ainsi que Messenger, Instagram, LINE, Telegram, Viber et WeChat. Ils s’expriment dans leur propre langue et votre équipe leur répond dans la leur, grâce à une traduction bidirectionnelle disponible dans plus de 100 langues. Le personnel voit toujours le message original à côté de chaque traduction.

Oui. « Concierge Recommends » présente aux clients les lieux que votre équipe a sélectionnés pour eux, et l'IA peut suggérer l'ambiance et l'occasion auxquelles chaque lieu est adapté, à titre de proposition sur laquelle votre équipe pourra s'appuyer. Comme les préférences et l'historique des séjours sont regroupés dans un seul profil client, votre équipe peut faire ses choix en tenant compte des attentes du client. Le choix final vous revient.

Une boîte de réception unique pour toutes les demandes, avec des vues sous forme de tableau, de tableau de bord et de calendrier. Le personnel peut filtrer les demandes par type, fournisseur, statut, date, salle ou statut de facturation, et enregistrer des vues personnalisées pour lui-même, un établissement ou la marque. Les statuts, l’acheminement et l’attribution des demandes respectent les règles définies par votre marque, et des minuteries signalent toute demande bloquée trop longtemps à un même statut. Chaque demande indique également à quel compte elle est imputée.

La prochaine séance de conciergerie commence par le récapitulatif « Aujourd’hui » de l’application Staff App, qui regroupe sur une seule page les dossiers en cours, les délais de service et le compte-rendu de fin de service de la nuit. Les rappels concernant les réservations, les profils des clients et les demandes sont accompagnés de notes et d’un niveau de priorité, et chaque modification apportée à une demande est enregistrée avec le nom de la personne qui l’a effectuée et la date. L’IA peut rédiger un compte-rendu de service à l’intention de votre équipe. Les rappels dépendent de votre établissement ; renseignez-vous auprès de votre interlocuteur Alliants .

Il regroupe vos lieux d'accueil, vos prestataires et vos contacts, avec leurs adresses, leurs horaires d'ouverture et leurs conditions générales. Le personnel peut créer des fiches de prestataires à partir de Google Places, rédiger des notes privées avec des paramètres de visibilité, et envoyer des messages aux prestataires par SMS ou WhatsApp dans des fils de discussion parallèles à ceux des clients. Les prestataires peuvent également se connecter pour consulter les demandes qui leur sont attribuées, les données personnelles des clients étant masquées, lorsque celles-ci sont disponibles pour votre établissement.

Dès que vous activez cette fonctionnalité, un planning quotidien pour chaque établissement sélectionne les réservations des prestataires devant faire l'objet d'une reconfirmation. Un assistant vocal basé sur l'IA appelle alors le prestataire, lui précise qu'il s'agit d'une IA et transmet la demande à votre concierge s'il ne parvient pas à obtenir de confirmation. Votre équipe a ainsi connaissance de toutes les réservations non confirmées, ce qui évite qu'un client ne se présente pour une réservation qui n'a pas été vérifiée.

Oui. L'application Staff fonctionne sur n'importe quel navigateur moderne sur un téléphone ; ses pages s'adaptent à l'écran, et les collaborateurs peuvent l'ajouter à leur écran d'accueil pour l'ouvrir en plein écran. Une cloche regroupe les alertes, telles qu'un ordre de service en retard, et le nombre de conversations non lues indique ce qui les attend. Les réponses et les notes non envoyées sont conservées même après un rafraîchissement de la page.

Les systèmes de gestion hôtelière (PMS), notamment HotelKey, Oracle OPERA Cloud, Shiji et Mews, qui sont activés pour chaque établissement. Pour la restauration et les activités : SevenRooms, Inntopia et Zenoti. Pour les demandes d'intervention : HotSOS et Knowcross, afin que le statut d'une intervention d'entretien ménager ou technique s'affiche directement sur la demande. Le service de conciergerie est activé pour votre marque, et les fonctionnalités optionnelles sont configurées lors de la mise en service.

La messagerie regroupe tous les canaux dans une seule boîte de réception liée au profil du client. Les SMS et les messages WhatsApp provenant d’un même client et concernant le même établissement sont regroupés en une seule conversation, et une conversation clôturée se rouvre dès que le client écrit à nouveau, quel que soit le canal utilisé. La messagerie prend également en compte le délai de 24 heures imposé par WhatsApp et redirige le personnel vers un modèle préapprouvé une fois ce délai écoulé.

Vous pouvez constituer rapidement votre annuaire en créant des fiches de prestataires à partir de Google Places, avec des catégories attribuées automatiquement ; de plus, les outils de détection des doublons et de fusion vous aident à le maintenir à jour. Pour importer en masse une liste existante, contactez notre équipe et fournissez-lui un échantillon ; elle vous indiquera la meilleure marche à suivre pour vos biens immobiliers.

Une fois Concierge activé pour votre marque, les fonctionnalités optionnelles sont configurées pour votre marque ou votre établissement lors de la mise en service. C'est votre marque qui définit les types de demandes, les statuts, les règles de routage et les libellés visibles par les clients, avec la possibilité de les modifier au niveau de l'établissement. Le personnel utilise alliants.ai dans n'importe quel navigateur moderne, tandis que les clients utilisent une application web accessible via un lien ; personne n'a donc besoin d'installer quoi que ce soit.

Oui. Alliants dispose d’une interface de programmation d’applications (API) GraphQL, la même que celle utilisée par toutes les applications Alliants , avec une collection Postman publiée, ainsi que des points de terminaison REST pour les profils, les réservations, les demandes et les emplacements. Les clés API sont limitées aux ressources et aux actions requises par chaque intégration. Les demandes peuvent également être émises depuis un système connecté, une conversation, un appel ou l’application client.

Oui. Alliants est certifié ISO 27001. La sécurité est intégrée à la plateforme, depuis la procédure de connexion du personnel jusqu'au stockage et à la suppression des données des clients. Si le service de sécurité ou le service juridique de votre hôtel souhaite examiner des documents, il vous enverra ceux dont vous avez besoin pour votre analyse. Contactez notre équipe pour commencer.

Sur Amazon Web Services, dans un déploiement régional dédié à votre marque : Europe, États-Unis ou Asie-Pacifique. Chaque marque dispose de sa propre base de données dédiée, et les données de vos clients ne sont jamais recoupées ni partagées avec une autre marque. Les données sont chiffrées lors de leur transfert.

Grâce à votre propre système d’authentification unique (SSO), l’accès s’aligne sur les groupes définis dans votre annuaire du personnel, ou via des clés d’accès et des mots de passe conformes aux règles de votre marque. L’authentification multifactorielle (MFA) peut être exigée pour votre marque, et l’accès est supprimé dès qu’un collègue est désactivé. Sur un ordinateur de bureau partagé, les brouillons non envoyés restent dans l’onglet du navigateur, expirent au bout de 24 heures et sont effacés lors de la déconnexion.

Vous pouvez limiter la visibilité des demandes par service, avec des rôles associés à votre marque, à un établissement ou à un service. Les opérations de suppression, d'exportation, de fusion et de consultation des factures nécessitent chacune une autorisation spécifique. Les valeurs restreintes ne sont jamais affichées aux clients, et les notes privées des prestataires sont soumises à des contrôles de visibilité. Les prestataires qui se connectent ne voient que les demandes qui leur sont attribuées, les données personnelles des clients étant masquées.

Le consentement est enregistré par canal et vérifié avant l'envoi de tout message, qu'il s'agisse d'un message WhatsApp, d'un SMS ou d'un e-mail. Lorsqu'un client demande à être supprimé, la demande efface ses données dans tous les enregistrements associés, y compris les conversations, et conserve une trace de ce qui a été supprimé sans conserver aucune information le concernant. Chaque modification apportée à une demande est enregistrée, avec l'identité de la personne qui l'a effectuée et la date à laquelle elle a eu lieu.

Prenez rendez-vous pour une séance de 30 minutes avec un expert d'Alliants et apportez-nous un exemple de journée type avec toutes vos demandes. Nous vous montrerons comment chacune d'entre elles est suivie, du premier message à la reconfirmation, dans le cadre d'un hôtel similaire au vôtre, et nous discuterons ensemble de la manière dont ce système s'adapterait à vos établissements et à vos outils.

Concierge fait partie des offres « Signature Bundle » et « All-In Bundle », tandis que Messaging et Allin AI sont inclus dans ces deux offres ainsi que dans l’offre « Messaging Bundle ». La plateforme de base est fournie avec chaque offre et l’application pour le personnel avec chaque marque. La tarification s’établit par chambre et par mois pour l’offre que vous choisissez, avec des frais d’installation uniques par établissement. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour déterminer quelle offre vous convient le mieux.

Non. La plupart des hôtels commencent par une offre groupée axée sur un objectif précis, puis en ajoutent d'autres au fur et à mesure de leur développement. Les modules sont activés par marque et par établissement ; ainsi, un établissement peut commencer par utiliser la réception à partir d'une liste partagée, et les autres pourront suivre lorsque vous serez prêt.

La mise en place comprend une formation en ligne pour votre équipe. Les leçons intégrées à l’application Staff guident les nouveaux collaborateurs à travers chaque tâche, et le service d’assistance par chat intégré à l’application est accessible en un seul clic. La durée de la mise en service dépend de vos établissements et de vos systèmes ; c’est pourquoi nous convenons avec vous du plan et des dates avant la signature du contrat.